Ein Catering buchen – worauf muss man achten?

Wer ein Catering buchen möchte – sei es für eine Hochzeit, ein Firmenevent, eine Sportveranstaltung oder eine private Feier im Garten – steht schnell vor der Frage: Worauf muss ich eigentlich achten? Denn ein gutes Catering ist weit mehr als nur leckeres Essen. Es beeinflusst entscheidend, wie sich Gäste fühlen, ob der Ablauf rund läuft und ob der Tag als gelungen in Erinnerung bleibt.

Sicher hast du selbst schon zig Feiern und Events erlebt und auch viele Caterings. Und wie war es: Warst du immer zufrieden? Wahrscheinlich nicht. Manchmal ist das Essen zu fade, die Auswahl spricht nicht alle Gäste an oder die Bedienung gibt sich nicht genug Mühe.

Du hast dann sicher auch erlebt, dass das Catering schon maßgeblich die Stimmung des Events beeinflusst – und daher ist es schon ein wenig heikel, sich hier auf den Zufall zu überlassen. Wenn du eine wirklich wichtige Feier planst, vor allem eine, bei der sich alle wohl fühlen sollen, ist die Wahl eines guten Catering-Services sehr wichtig und ganz und gar nicht nebensächlich.

Obwohl es in erster Linie auf gutes und sehr appetliches Essen ankommt, sollte auch der Service gut sein. Das bedeutet, die Mitarbeiter sollten freundlich, aber auch unauffällig sein. Es kann die Gäste enorm stören, wenn Koch und Servicepersonal zu viel Show machen. Das muss vorab genau abgesprochen sein. Soll es bei dem Event um andere Unterhaltungspunkte gehen oder soll der Fokus auf die Zubereitung des Essens gelegt werden?

Gerade in Großstädten wie Berlin gibt es zahllose Anbieter von Caterings und es ist nicht so leicht aus der Flut der Anbieter den passenden Catering Service in Berlin zu finden. Daher befolge einfach unsere Tipps.

Welcher Anlass – Caterings können vollkommen unterschiedlich aussehen

Zunächst sollte man sich überlegen, um welchen Anlass es sich handelt. Die Anforderungen an ein Catering unterscheiden sich deutlich, je nachdem, ob man eine elegante Hochzeit plant, ein sportliches Event mit vielen Besuchern organisiert oder eine lockere Grillfeier im Familienkreis ausrichtet.

Bei einer Hochzeit wird meist ein gehobenes Menü oder Buffet erwartet – oft mit mehreren Gängen, stilvoller Präsentation und hochwertigen Zutaten. Vegetarische und vegane Alternativen sowie Gerichte für Allergiker sollten hier selbstverständlich berücksichtigt werden.

Für Firmenveranstaltungen oder Gala-Abende bieten sich auch Fingerfood, Flying Buffets oder gesetzte Dinners mit Servicepersonal an. Bei Sportveranstaltungen steht hingegen die schnelle und unkomplizierte Versorgung vieler Menschen im Vordergrund. Hier haben sich Foodtrucks, Snack-Stände und Grill-Caterings mit Bratwurst, Burgern oder vegetarischen Varianten bewährt.

Und wer einfach eine entspannte Gartenparty plant, etwa zum Geburtstag, ist mit einem Grill-Catering ebenfalls bestens beraten – besonders, wenn nicht nur Fleisch, sondern auch Fisch, Gemüse oder vegane Spezialitäten auf dem Rost landen.

Das Budget – es muss nicht immer teuer sein!

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Budget. Viele Menschen unterschätzen, wie stark die Preise je nach Auswahl, Gästezahl und Region variieren können. Deshalb sollte man sich im Vorfeld genau überlegen, wie viele Personen erwartet werden, ob Getränke inklusive sein sollen, ob zusätzlich Servicepersonal benötigt wird oder ob der Caterer auch Geschirr, Gläser und Tische mitbringt.

Ein scheinbar günstiges Angebot kann schnell teurer werden, wenn all diese Extras separat berechnet werden. Umgekehrt heißt ein höherer Preis nicht automatisch Luxus – manchmal sind darin einfach faire Löhne, regionale Produkte oder ein besserer Service enthalten.

Die Menüauswahl sollte nicht nur gut schmecken, sondern auch vielseitig und anpassbar sein. Ein professioneller Caterer bietet in der Regel verschiedene Varianten an und geht auf individuelle Wünsche ein. Gerade bei größeren Gruppen ist es wichtig, auf unterschiedliche Essgewohnheiten einzugehen: Gibt es Vegetarier oder Veganer unter den Gästen? Müssen Allergien beachtet werden? Und passen die Speisen zur Jahreszeit oder zum Anlass? Bei einem Grill-Catering beispielsweise macht es einen großen Unterschied, ob nur einfache Grillwürste angeboten werden oder auch marinierte Gemüse-Spieße, Lachs in Alufolie oder vegane Burger auf der Speisekarte stehen.

Referenzen anschauen und Bewertungen lesen

Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte sich außerdem Referenzen zeigen lassen oder Bewertungen im Internet lesen. Viele Caterer bieten auch Probetermine an – besonders bei Hochzeiten oder exklusiven Veranstaltungen lohnt sich das. Dabei lassen sich nicht nur Geschmack und Qualität prüfen, sondern auch Präsentation und Serviceverhalten.

Wichtig ist außerdem, dass der Anbieter Erfahrung mit der Art von Veranstaltung hat, die man selbst plant. Jemand, der regelmäßig Business-Lunches beliefert, ist nicht unbedingt auch der perfekte Partner für ein BBQ mit 100 Gästen im Grünen.

Auch die logistische Seite sollte nicht unterschätzt werden. Wie wird geliefert, aufgebaut, serviert und später wieder abgebaut? Kommt das Essen warm an oder wird vor Ort gekocht? Gibt es Servicepersonal, das sich um Getränke, Buffet oder Abräumen kümmert?

Und bringt der Caterer alle notwendigen Utensilien wie Warmhalteplatten, Gläser, Teller oder Besteck mit – oder muss man sich selbst darum kümmern? Gerade bei Grill-Caterings stellt sich zusätzlich die Frage, welche Ausstattung nötig ist: Wird ein Grill gestellt? Ist ein Strom- oder Wasseranschluss erforderlich? Wie viel Platz wird gebraucht?

Ein Vertrag ist bei all dem kein bürokratisches Hindernis, sondern eine wichtige Absicherung. Darin sollten alle Leistungen, der Preis, mögliche Zusatzkosten, Zahlungsmodalitäten und Stornobedingungen klar geregelt sein. Auch die Einhaltung von Hygienevorschriften und Versicherungen spielt eine Rolle – gerade bei öffentlichen Veranstaltungen.

Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte sich entsprechende Nachweise zeigen lassen. In manchen Fällen – etwa bei Grill-Events in öffentlichen Parks – sind auch Genehmigungen erforderlich, um Ärger mit Behörden zu vermeiden.

Nicht zuletzt spielt auch das Thema Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle. Viele Gäste schätzen es, wenn regionale und saisonale Produkte verwendet werden oder wenn auf unnötigen Verpackungsmüll verzichtet wird. Caterer, die auf Mehrweggeschirr setzen, Lebensmittelverschwendung vermeiden oder mit Bio-Zutaten arbeiten, kommen dem wachsenden Umweltbewusstsein vieler Menschen entgegen.

Insgesamt gilt: Wer frühzeitig plant, die eigenen Vorstellungen klar formuliert und verschiedene Angebote vergleicht, kann sich auf ein gelungenes Catering-Erlebnis freuen. Ob festlich oder bodenständig, ob Grillabend oder Galadinner – mit dem richtigen Partner an der Seite wird das Essen zum Highlight der Veranstaltung. Und am Ende zählt vor allem, dass die Gäste satt, zufrieden und begeistert nach Hause gehen.